La minería de procesos y el descubrimiento de procesos son disciplinas superpuestas que se utilizan en la búsqueda de la excelencia de los procesos.
La minería de procesos es una disciplina analítica utilizada para modelar, analizar y optimizar procesos. La tecnología es fundamental para los métodos modernos de minería de procesos, que se basan en modelos basados en hechos generados con datos de eventos extraídos de los sistemas de información empresarial. El descubrimiento de procesos es una técnica más antigua que a menudo se basaba en modelos creados a partir de información anecdótica recopilada manualmente. Las soluciones de minería de procesos de hoy en día, como Celonis EMS, modernizan el descubrimiento de procesos aprovechando la tecnología para ofrecer modelos basados en datos que representan cómo opera realmente una organización, a diferencia de las interpretaciones subjetivas de cómo las personas “piensan” que opera una organización.
Las empresas, los organismos públicos y las organizaciones de todo tipo utilizan la minería de procesos para encontrar y capturar oportunidades de valor ocultas en sus operaciones mediante la mejora del rendimiento de sus procesos principales.
¿Qué es el descubrimiento de procesos?
El descubrimiento de procesos, a veces llamado descubrimiento de procesos de negocio (BPD), es el acto de crear un modelo (es decir, una representación gráfica) que se puede utilizar para analizar y optimizar un proceso.
El descubrimiento de procesos surgió de los conceptos de orientación a procesos comerciales (BPO) y gestión de procesos comerciales (BPM), que ganaron terreno en las décadas de 1980 y 1990. BPO es una filosofía de gestión que anima a las empresas a organizarse en torno a los procesos que añaden valor al cliente en lugar de utilizar una estructura jerárquica más tradicional. BPM es el proceso de descubrir, modelar, analizar y optimizar procesos de negocio.
En los primeros días de BPO y BPM, el descubrimiento de procesos era a menudo un proceso muy manual. Los equipos buscarían en la documentación del proceso existente para identificar a todas las personas, actividades, objetos y sistemas involucrados en el flujo de trabajo. Las empresas contratarían consultores para realizar entrevistas a los usuarios y facilitar talleres con empleados, expertos en la materia (PYME) y partes interesadas del proceso. Estos ejercicios de mapeo de procesos o descubrimiento de procesos en persona a menudo involucraban a personas que pasaban horas en una sala de conferencias dibujando líneas en una pizarra o papel pegado a una pared que está llena de un arcoíris de notas adhesivas multicolores. El mapa de proceso resultante a menudo se parecía a un diagrama de flujo.
Con el surgimiento de la tecnología de minería de procesos a fines de la década de 1990, promovida por el profesor Wil Van der Aalst, conocido como el "padrino de la minería de procesos", el descubrimiento de procesos se transformó drásticamente. El software de minería de procesos crea modelos utilizando datos de eventos extraídos de los sistemas de información en los que operan las empresas modernas, como la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de la cadena de suministro (SCM). En lugar de mapas en papel basados en descripciones humanas subjetivas y, a veces, inexactas, la minería de procesos crea modelos objetivos basados en datos. La minería de procesos nos permite ver cómo funcionan realmente los procesos en lugar de cómo la gente piensa que funcionan.
¿Cuáles son las limitaciones del descubrimiento manual de procesos?
Se han escrito volúmenes sobre cómo llevar a cabo talleres de descubrimiento de procesos sin poner a la gente a dormir. Pero los problemas más serios con el descubrimiento de procesos manual tradicional no son los que mantienen despiertos a los participantes de la sesión. El descubrimiento manual de procesos, incluso si se hace bien, tiene varias limitaciones:
- Consumidor de tiempo y costoso: Las empresas que realizan el descubrimiento manual de procesos a menudo utilizan consultores para realizar entrevistas a empleados, partes interesadas y pymes, facilitar talleres y analizar la documentación existente. Esto puede ser un esfuerzo costoso y que requiere mucho tiempo.
- Sujeto a error humano y sesgo: Hay una vieja anécdota que dice que si le preguntas a tres personas cómo funciona un proceso actualmente, obtendrás cinco respuestas diferentes. Incluso cuando tienen las mejores intenciones y están tratando de describir con precisión un proceso, los humanos no siempre lo hacen bien. Los usuarios pueden recordar mal la información, la documentación puede estar desactualizada y las partes interesadas pueden querer proteger partes del proceso que creen que son importantes para ellos o su equipo. Debido a que los conocimientos obtenidos del descubrimiento manual de procesos a menudo son subjetivos, las discusiones sobre las causas fundamentales y los próximos pasos podrían ser objeto de debate, lo que complica y retrasa aún más la acción correctiva.
- Ofrece una instantánea del proceso de una sola vez: El descubrimiento manual de procesos ofrece una imagen "tal cual" de un proceso. Este modelo tal cual se puede utilizar como línea de base para crear un proceso futuro, pero es una herramienta intrínsecamente retrospectiva, dado el tiempo y el esfuerzo necesarios para crearlo.
- Supone que un proceso estándar es mejor para todos los casos: El descubrimiento manual de procesos y el "mapa de procesos ideal" resultante supone que un proceso estándar es el mejor proceso para cada caso o instancia de proceso. Sin embargo, esto no siempre es cierto. El mejor proceso para cualquier caso es el que tiene más probabilidades de producir el resultado deseado para esa instancia de proceso específica.
Las limitaciones de BPM y el descubrimiento manual de procesos fueron un factor motivador para el trabajo pionero del Prof. van der Aalst sobre minería de procesos. Con el desarrollo de técnicas y tecnología de minería de procesos, el descubrimiento de procesos automatizados se convirtió en un paso más en el camino más amplio de la minería de procesos.
Para describir cómo la minería de procesos transformó la investigación y la aplicación de BPM, el Prof. van der Aalst escribió que "ya no era aceptable perder tiempo y dinero en la creación de modelos BPMN (gestión y notación de procesos comerciales) que dicen poco sobre los procesos reales".
¿Qué son la minería de procesos y la minería de procesos centrada en objetos?
La minería de procesos permite a las organizaciones encontrar y capturar las oportunidades de valor ocultas en sus procesos: facturas que se pagaron dos veces o bienes que se enviaron pero no se facturaron.
La minería de procesos consta de los siguientes pasos:
- Ingestión de datos
- Descubrimiento de procesos
- Analítica de procesos
- Evaluación comparativa de procesos
- Comprobación de conformidad
Ingestión de datos
Durante la ingesta de datos, los datos de eventos se extraen de los sistemas de información que ejecutan las operaciones comerciales modernas, como ERP, CRM y SCM. Los datos se almacenan en registros de eventos y se analizan para crear una vista imparcial de cómo se ejecuta un proceso real, no de cómo la gente cree que se ejecuta. Estos registros de eventos contienen al menos tres datos clave para cada evento:
Las empresas pueden agregar información adicional para aumentar el contexto, como los detalles del proveedor para una factura o el nivel de prioridad para un ticket de servicio. Los datos de minería de procesos también se pueden combinar con datos de minería de tareas, que capturan cómo fluye el trabajo a través de las aplicaciones de escritorio de una empresa.
Descubrimiento de procesos
Una vez que los datos de eventos se extraen y almacenan en registros de eventos, proceso de descubrimiento puede comenzar, pero no el descubrimiento de proceso manual descrito anteriormente. Usando los registros de eventos, la tecnología de minería de procesos crea una visualización o mapa de extremo a extremo del proceso.
Este mapa de proceso es una secuencia cronológica de eventos que muestra los diferentes caminos que tomaron los casos desde el principio hasta el final del proceso. Cada ruta única se denomina variante. Los analistas, los propietarios de procesos y las partes interesadas pueden explorar este mapa de procesos interactivo para ver el "camino feliz" (es decir, el camino con la actividad inicial más frecuente y la actividad final más frecuente) y todas las variantes.
Esta representación digital de un sistema del mundo real a veces se denomina gemelo digital.
Analítica de procesos
Con el mapa de procesos interactivo, las organizaciones pueden realizar procesos de análisis para descubrir ineficiencias en los procesos, cuantificar su efecto en los KPI e identificar oportunidades para impulsar el valor abordándolos.
Evaluación comparativa de procesos
La tecnología de minería de procesos permite a las organizaciones comparar el rendimiento de los procesos en diferentes dimensiones a través de proceso de evaluación comparativa.Por ejemplo, un líder de cuentas por cobrar puede querer examinar el tiempo que lleva procesar una factura en dos países diferentes, o el jefe de adquisiciones puede querer saber el tiempo de procesamiento de una orden de compra de un proveedor frente a otro. Evaluación comparativa de procesos, permite que los equipos identifiquen las mejores prácticas y las compartan en toda la organización.
Comprobación de conformidad
La profesora van der Aalst define control de conformidad relacionar y comparar eventos en el registro de eventos con actividades en el modelo de proceso para encontrar similitudes y discrepancias entre el comportamiento modelado y el comportamiento observado. Permite a las organizaciones ver el porcentaje de casos que se ajustan a un proceso deseado y el porcentaje que no.
Esto permite a las personas saber si se están saltando pasos, tardando más de lo esperado o ejecutándose fuera de orden. A medida que las empresas realizan mejoras en los procesos, la verificación de conformidad les permite medir la cantidad de casos que siguen el camino óptimo.
Minería de procesos centrada en objetos
La minería de procesos centrada en objetos (OCPM) es un enfoque de la minería de procesos que permite a las organizaciones visualizar y analizar mejor la complejidad y la interconexión de las operaciones comerciales modernas. OCPM utiliza un registro de eventos centrado en objetos (OCEL) que permite relacionar un evento con varios objetos, como pedidos de venta, artículos de pedidos de venta y pedidos de producción. A diferencia de un registro de eventos de minería de procesos tradicional, un OCEL captura las relaciones de uno a muchos y de muchos a muchos entre múltiples objetos.
OCPM aborda las limitaciones y ofrece las siguientes ventajas sobre la minería de procesos tradicional:
- La extracción de datos solo se realiza una vez
- Interactions between objects are captured
- Produce registros de eventos tridimensionales y modelos de procesos.
El uso de OCPM permite a las organizaciones pasar de una vista bidimensional de sus procesos, en la que observan un solo tipo de objeto, a una vista tridimensional en la que pueden ver varios tipos de objetos al mismo tiempo y cómo se relacionan. Celonis fue el primer proveedor de tecnología en adoptar completamente OCPM con Process Sphere™, una capacidad de Celonis EMS que se presentó en Celosphere 2022.
La minería de procesos moderniza el descubrimiento de procesos
La evolución de la minería de procesos lleva dos décadas en desarrollo, y las empresas de todas las industrias la están utilizando para generar valor en efectivo, administrar costos y mejorar la satisfacción del cliente.
Según Everest, el mercado de la minería de procesos creció un 55-60 % entre 2019 y 2020 y un 75-80 % de 2020 a 2021. En su informe, "La evolución de la minería de procesos: innovaciones revolucionarias y perspectivas futuras", Everest predijo que para finales de 2023, el mercado de software de minería de procesos tendría un valor de entre 1650 y 1750 millones de dólares estadounidenses. Polaris Market Research predijo que el mercado de minería de procesos tendrá un valor de $ 11 mil millones para 2030.
En marzo de 2023, Gartner® publicó su primer Magic Quadrant™ para herramientas de minería de procesos. Según Gartner, “para 2025, el 80 % de las organizaciones impulsadas por las expectativas de reducción de costos y una mayor eficiencia de procesos derivada de la automatización incorporarán capacidades de minería de procesos en al menos el 10 % de sus operaciones comerciales.
Este rápido crecimiento es el resultado del poder de la minería de procesos para acelerar la transformación digital y brindar un valor comercial significativo, incluida la modernización del descubrimiento de procesos.
La minería de procesos aborda las limitaciones del descubrimiento y el mapeo de procesos manuales tradicionales al:
- Eliminando la necesidad de técnicas manuales: La minería de procesos es más rápida y económica que el mapeo manual de procesos porque crea modelos a partir de datos extraídos, no de talleres, documentos y entrevistas con usuarios.
- Proporcionar modelos objetivos basados en datos: La minería de procesos crea modelos que son más precisos que las técnicas de descubrimiento de procesos manuales porque extrae datos directamente de los sistemas de información empresarial y los escritorios, cuando se combina con la minería de tareas.
- Habilitación de la mejora continua de procesos: Los mapas de procesos creados manualmente a menudo quedan obsoletos tan pronto como se completan. La minería de procesos captura datos casi en tiempo real y cuando se combina con inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático y automatización, a través de un sistema como Celonis EMS, puede permitir la optimización continua de procesos.
- Encuentra el proceso óptimo para un resultado: La minería de procesos no se trata solo de facilitar procesos estándar. Se trata de encontrar el proceso óptimo para un resultado utilizando conocimientos integrados del flujo de procesos, el aprendizaje automático y la lógica empresarial.
La minería de procesos no es un reemplazo para el descubrimiento de procesos. Todo lo contrario. El descubrimiento de procesos es un paso esencial en el camino de la minería de procesos. La minería de procesos toma los modelos Directly-Follows Graph (DFG), Petri nets y BPMN (Business Process Model and Notation) asociados con el descubrimiento de procesos y los amplía.
De hecho, los profesionales y académicos de la minería de procesos están desarrollando constantemente nuevos enfoques de descubrimiento y mapeo que pueden escalar y manejar mejor los procesos y estructuras de datos cada vez más complejos que impulsan las operaciones comerciales modernas. Y están creando nuevas soluciones que brindan inteligencia de procesos a todas las partes de la empresa para permitir la mejora continua y la excelencia de los procesos.
Fuente: Celonis
